Colvi is een hulpmiddel waarmee leerkrachten groepsplannen maken. De school bepaalt welke gegevens worden verwerkt en met welk doel; de school is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. De leverancier van Colvi verwerkt die gegevens in opdracht van de school en is verwerker. De afspraken daarover staan in een verwerkersovereenkomst tussen de school en de leverancier — niet in deze verklaring, en ook niet in het vinkje dat je bij registratie zet.

• Van jou als leerkracht: je naam, je e-mailadres (voor inloggen, bevestiging en wachtwoordherstel), aan welke school en klassen je gekoppeld bent, en je rol.
• Van het groepsplan: de inhoud die je invult — scores op groepsniveau, gekozen thema en rekendoelen, diagnose, aanpak en weekplanning.
• Wie wat wanneer deed: bij elke wijziging wordt vastgelegd wie die maakte, en eerdere versies van een plan blijven bewaard. Dat is bedoeld om te voorkomen dat werk verloren gaat en om herleidbaar te houden wat er is gewijzigd.

De applicatie is in de basis bewust op ingericht om geen leerlingadministratie te zijn: er worden geen namen, dossiers of resultaten van individuele leerlingen als zodanig opgeslagen. Er wordt op groepsniveau gewerkt. Dit is de standaard voor elke school, en blijft dat ook — zie de "IEP-koppeling"-toelichting hieronder voor de enige uitzondering hierop.

Let wel: er zijn vrije tekstvelden (zoals de toelichting bij de diagnose). Wat een leerkracht daarin typt, wordt opgeslagen. Typ daar dus geen namen van leerlingen. De applicatie waarschuwt daarvoor, maar kan het niet volledig tegenhouden.

Colvi is zo opgezet dat een school in de toekomst zelf kan kiezen om toetsresultaten vanuit IEP te uploaden, zodat een overzicht over alle klassen van de school mogelijk wordt. Dit is een losse, per school te activeren functie — geen wijziging van hoe Colvi standaard werkt. Deze functie is op dit moment nog niet beschikbaar.

Activeert een school deze functie later wél, dan verwerkt Colvi voor die school ook toetsresultaten op het niveau van individuele leerlingen (bijv. per leerling, per rekendoel, per toetsmoment) — ook als die gegevens niet met een naam zijn gemerkt, kunnen ze in een kleine klas herleidbaar zijn tot een specifieke leerling. Voor een school die deze functie niet activeert (de meeste scholen, en iedere school tot deze functie er is) verandert er niets: die school blijft volledig onder de vorige alinea vallen. Zodra deze functie daadwerkelijk gebouwd wordt, werkt de leverancier deze verklaring bij met de concrete details (welke gegevens precies, hoe lang bewaard, wie bij de school de upload doet) en legt die apart aan de betreffende school voor, vóórdat die school de functie kan activeren.

De gegevens staan in een database bij Nhost (Nhost AB, Zweden), met servers in Frankfurt, Duitsland — binnen de EU. De applicatie zelf wordt gehost bij Scalingo (Frans bedrijf, servers in Parijs) — eveneens binnen de EU. Daar passeren geen groepsplannen buiten wat de applicatie zelf al bij Nhost opslaat, maar wel technische gegevens zoals IP-adressen in logbestanden.

Voor het opstellen van een weekplanning kan een AI-model (Mistral) worden gebruikt. Daarbij worden uitsluitend gestructureerde, niet-herleidbare gegevens verstuurd: het leerjaar, de gekozen rekendoelen uit de vaste lijst, de aangevinkte oorzaakcategorieën en de gekozen aanpak. Vrije tekst en namen worden nooit meegestuurd. Deze grens is in de software afgedwongen, niet alleen afgesproken.

Je kunt zelf aanzetten dat je wekelijks een e-mail ontvangt met alleen het doel en de aanpak van de actuele week uit je groepsplan — dezelfde beperkte inhoud als de samenvatting in de Word-export. Ook hier gaan geen vrije tekst en geen leerlingnamen mee. Deze e-mails worden verstuurd via Scaleway (Frans bedrijf, onderdeel van de Iliad-groep, servers in Parijs) — eveneens binnen de EU. Je zet deze functie zelf aan en weer uit via Instellingen in de app, of via een link onderaan iedere e-mail.

Je groepsplan zelf wordt nooit automatisch verwijderd — dat gebeurt alleen als jij of je school dat expliciet doet. De tussenliggende versies van een plan (zie hierboven, "Wie wat wanneer deed") worden wel opgeschoond: een versie die ouder is dan twaalf maanden wordt automatisch verwijderd, met uitzondering van de allereerste en de meest recente versie van elk plan — die blijven altijd bewaard, ook als ze ouder zijn dan twaalf maanden.

De applicatie bewaart een aantal gegevens lokaal in je browser (localStorage), niet via cookies: je inlogsessie, en een tijdelijk vangnet met niet-opgeslagen werk als een opslagpoging mislukt. Dit is uitsluitend functioneel — nodig om de dienst te leveren die je zelf gebruikt — en bevat geen tracking of reclame. Er worden geen analytics- of trackingcookies geplaatst.

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens. Omdat de school verwerkingsverantwoordelijke is, loopt zo'n verzoek via de school; die schakelt zo nodig de leverancier in.

Neem contact op via je intern begeleider of schoolbeheerder, of rechtstreeks met de leverancier.

← Terug